Você já deve ter experimentado ser refém durante horas de uma reunião que não contribuiu com a resolução de um problema e que no máximo gerou pauta para outra reunião, ou até mesmo de reuniões que poderiam ser resolvidas com um simples e-mail, não é mesmo?

Sem dúvidas é muito frustrante participar de um evento conduzido desta maneira, pois ele toma seu tempo produtivo e faz com que você tenha que reorganizar suas prioridades e tarefas, reduzindo seu tempo útil de um dia de trabalho tornando-o sufocante.

O grande problema é que nem sempre somos os responsáveis pela convocação ou pela condução das reuniões, tornando-nos passivos nestas situações.

Existem algumas estratégias que podem contribuir para a condução mais produtiva de uma reunião, por exemplo:

1. Expresse suas necessidades com clareza
Um dos pilares da comunicação assertiva é a clareza, o que não é tão simples quando temos que lidar com assuntos delicados. Para que uma reunião seja breve e produtiva é importantíssimo que seu tema fique claro nos primeiros minutos de conversação. Se a necessidade é clara, a conversa ajudará a obter uma resolução mais elaborada.

2. Dê abertura para as pessoas falarem e ouça-as atentamente
Muitas ideias são desperdiçadas em reuniões pela inibição dos participantes frente a uma possível negação, portanto, incentive as pessoas a darem ideias e ouça essas ideias com atenção. Evite negar as ideias apresentadas logo de cara e troque o "você" por "eu", por exemplo, no lugar de "Você está errado", prefira "Eu não concordo com isso".

3. Elabore boas perguntas
Sempre digo que boas perguntas movem o mundo, portanto, faça perguntas coerentes e explore mais o potencial dos participantes em uma reunião. Boas perguntas encorajam o pensamento criativo e colaboram para a resolução de problemas.

4. Responda as perguntas de forma adequada
É importante que você consiga balancear suas necessidades com as necessidades das pessoas envolvidas em uma reunião para garantir que todas as partes sejam atendidas. Seja claro e honesto nas respostas, sublimando quando possível respostas para do nível pessoal para o profissional. Uma resposta irônica geralmente não faz bem para uma carreira.

5. Fique atento com a comunicação não verbal
Não existem estudos consistentes sobre a relação da expressão corporal com o pensamento de um indivíduo, portanto uma pessoa pode cruzar seus braços, simplesmente porque é mais confortável para ela naquele momento, porém, algumas expressões faciais ajudam a entender um pouco da sensação das pessoas, como uma expressão de dúvida ou de cansaço. Atente para esses sinais, mas não transforme isso em um problema, pois algumas vezes nossa interpretação sobre a linguagem não verbal pode nos levar a falsas conclusões.

Algumas metodologias podem ser úteis para a condução de uma reunião, como por exemplo a Daily Meeting, utilizada em métodos ágeis como o Scrum, ou a técnica dos seis chapéus (Six hats) de Edward de Bono, que consiste em vestir um chapéu de determinada cor para discutir um aspecto por vez, como a emoção, criatividade e exposição de fatos.

De um modo geral, não há uma receita pronta para boas reuniões, pois todas as pessoas pensam e agem de forma única. Resta-nos a esperança de que exista bom senso dos participantes durante esse encontro, cabendo a você explorar ao máximo as técnicas de comunicação assertiva para garantir que suas necessidades sejam expostas de forma clara para seus interlocutores, garantindo reuniões mais precisas.

Foto por Campaign Creators / Unsplash